Privacy verklaring

PRIVACY-VERKLARING

BLANK PREVOO VAN BOLHUIS NOTARISSEN

 

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 

Notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet ons kantoor zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. ons kantoor moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten; uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt;

2. ons kantoor moet de getekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren;

3. zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk en mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als een wijziging nodig is, moet ons kantoor een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat;

4. ons kantoor moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in het Kadaster, in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, en in de Basisregistratie Personen;

5. ons kantoor moet verplicht uw identiteit controleren en daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. Notariskantoren zijn één van de weinigen die dat bewijs ook mogen kopiëren met alle gegevens die daarop staan;

6. uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notarissen; onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

1. dat het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens nodig is voor het uitvoeren van uw opdracht; uw gegevens worden dus verwerkt om de met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren;

2. dat het vastleggen en raadplegen van uw persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van uw handtekening nodig is voor het bevestigen van de echtheid van uw handtekening; uw gegevens worden dus verwerkt om de met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren;

3. dat het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van het uitbrengen van offertes nodig is voor het uitvoeren van uw verzoek om een offerte; uw gegevens worden verwerkt (op uw verzoek en dus) met uw toestemming;

4. dat het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van het uitbrengen van nieuwsbrieven nodig is om u te kunnen informeren; uw gegevens worden verwerkt alleen met uw toestemming;

5. dat het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van relatiebeheer met zakelijke contactpersonen in de keten nodig is om de ketenpartners te kunnen informeren en de samenwerking met hen te kunnen faciliteren; uw gegevens worden verwerkt alleen met uw toestemming;

6. dat het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie nodig is voor het uitvoeren van uw opdracht; uw gegevens worden dus verwerkt om de met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren;

7. dat het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens nodig is om personeel te werven; uw gegevens worden verwerkt (op uw verzoek als sollicitant en dus) met uw toestemming.

 

Bron van persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die ons kantoor niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons kantoor verstrekte opdracht.

De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

- de openbare registers, zoals het Kadaster, het Handelsregister, het huwelijksgoederenregister en het curatele- en bewindregister

- de Basisregistratie Personen (BRP)

- de makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist, boekhouder, of andere adviseur in verband met de aan ons verstrekte opdracht

- de testateur / begunstigde / executeur

- de volmachtgever / gevolmachtigde

- de schenker / begiftigde

 

Doorgeven van persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

- uw adviseur(s), zoals uw makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist, boekhouder

- de andere partijen bij de akte en hun adviseurs

- de openbare registers, zoals het Kadaster en het Handelsregister

- de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)

- de ingeschakelde tolken/vertalers

- de Belastingdienst

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

 

Bewaren van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken:

- recht van inzage:

u kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor ons kantoor niet op uw verzoek kan ingaan; ons kantoor zal dit beoordelen en u hierover informeren;

- recht op rectificatie:

wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, kunt u vragen om rectificatie van deze gegevens. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en moet er een nieuwe akte worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte;

- recht op gegevenswissing (‘vergetelheid’):

wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mogen ze niet worden verwijderd;

- recht op beperking van de verwerking:

wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen;

- recht op overdraagbaarheid van gegevens:

wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Het inroepen van een recht doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contact-gegevens uit deze privacyverklaring. Voordat ons kantoor uw aanvraag inwilligt, zal ons kantoor u eerst moeten identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Mogelijke beperkingen

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht ons kantoor om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Cookies

De website van Blank Prevoo van Bolhuis notarissen maakt gebruik van cookies; dit zijn kleine tekstbestandjes die op uw PC, tablet of Smart Phone worden opgeslagen. Cookies worden bijvoorbeeld gebruikt om instellingen of voorkeuren te onthouden.

Daarnaast maakt ons kantoor gebruik van cookies van Google Analytics om het gebruik van de website te kunnen meten en analyseren. Aan de hand van deze gegevens over het gebruik van de website, kan ons kantoor de website verder verbeteren. Google gebruikt deze gegevens ook zelf conform haar eigen voorwaarden. Let erop dat deze voorwaarden regelmatig kunnen wijzigen; ons kantoor heeft daar geen invloed op.

 

Klachten

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan kunt u dat kenbaar maken

- per mail: privacy@blanknotarissen.nl of

- per post: Blank Prevoo van Bolhuis notarissen, Wilhelminastraat 30, 2011 VM Haarlem.

De contactpersoon binnen ons kantoor is de heer mr. E.F. van Bolhuis.

 

Wijzigingen

Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Het is dan ook raadzaam deze verklaring geregeld te raadplegen op onze website. De laatste wijzigingsdatum is: 01-05-2018.


PRIVACY STATEMENT


BLANK PREVOO VAN BOLHUIS CIVIL-LAW NOTARIES


This statement provides information on how our office handles personal data processed in the context of

our activities and services.


Our services

Our office requests your personal data for the following purposes only:

- to perform advisory engagements or other services;

- to fulfil statutory tasks and obligations; or

- for the purposes for which you have specifically granted permission.

Your personal data will not be processed for any other purposes without your permission.

Personal data are requested for the purpose of drawing up a notarial deed or for performing another engagement.

 

Notarial deeds

If our office draws up a notarial deed using your personal data, the civil-law notary must comply with the legal regulations governing the processing of personal data:

1. our office must include certain mandatory data, personal or otherwise, in the deed. Your personal data are therefore processed on a legal basis;

2. our office must retain the signed deed containing your personal data in perpetuity;

3. as soon as the civil-law notary signs the deed, it becomes an official document. This means that no further changes may be made to it, even if the personal data are incorrect. If changes need to be made, our office must draw up a new deed in which the change is incorporated;

4. our office must perform a mandatory check of certain data, personal or otherwise, in the Persons Database (Basisregistratie Personen, BRP), the Commercial Register (Handelsregister) and The Netherlands’ Cadaster, Land Registry and Mapping Agency (Kadaster);

5. our office must perform a mandatory check of your identity and will therefore request you to present a valid identity document. The civil-law notary is one of the few authorized to photocopy identity documents including all the data contained therein;

6. your personal data are subject to the civil-law notary's obligation of professional secrecy. Unauthorized parties have no access to your data.

 

Advisory and other services

The following applies to the processing of personal data for other purposes by our office:

1. that the requesting, collecting, consulting, using and storage of your personal data is required for the execution of your assignment; your data will therefore be processed in order to execute the contract with you;

2. that the recording and consulting of your personal data for the purpose of legalizing your signature is necessary for confirming the authenticity of your signature; your data will therefore be processed in order to execute the contract with you;

3. that the requesting, collecting and using of data for the purpose of making offers is necessary for the execution of your request for a quotation; your data will be processed (at your request and therefore) with your permission;

4. that the requesting, collecting and using of data for the purpose of issuing newsletters is necessary to inform you; your data will be processed only with your permission;

5. that the requesting, collecting and using of data for the purpose of managing relationships with business contacts in the chain is necessary in order to inform the chain partners and to facilitate the cooperation with them; your data will be processed only with your permission;

6. that the requesting, collecting, using etc. of data for the financial administration is necessary for the execution of your assignment; your data will therefore be processed in order to execute the contract with you;

7. that the requesting, collecting, consulting and storage of application data is required to recruit staff; your data will be processed (at your request as an applicant and therefore) with your permission.

 

Source of personal data

If our office processes personal data relating to you, which we have not received from you, this will always take place in the context of the engagement assigned to us. The source of those data will be one of the following:

- the public registries, including The Dutch’ Cadaster, Land Registry and Mapping Agency (Kadaster), the Commercial Register (Handelsregister), the matrimonial property register (huwelijksgoederenregister), the curatorship and the administration register

- the Persons Database (Basisregistratie Personen, BRP)

- the real estate agent, mortgage advisor, lawyer, accountant, tax consultant, accountant, or other adviser in connection with the assignment given to us

- the testator (testateur) / beneficiary (begunstigde) / executor (executeur)

- the proxy provider (volmachtgever) / proxyholder (gevolmachtigde)

- the donor (schenker) / gifted (begiftigde)

 

Forwarding of personal data

Our office will forward your personal data to other parties (third parties) only if this is required by law or if this is actually necessary for the execution of the activities.

Our office provides personal data to the following recipients:

- your advisor(s), such as your real estate agent, mortgage advisor, lawyer, accountant, tax specialist, accountant

- the other parties to the deed and their advisors

- the public registries, such as the Land Registry and the Commercial Register

- the Royal Dutch Notarial Association (KNB)

- the interpreters / translators used

- the Tax Authority (Belastingdienst)

Our office does not forward personal data to non-EU countries nor to international organizations.

 

Retention of personal data

Our office will not retain your personal data any longer than necessary for the purpose for which they were collected, for the execution of statutory tasks and compliance with statutory obligations or for the fulfilment of agreements (for instance, due to time limits). The retention periods stipulated in statutory provisions, such as the Dutch Civil-Law Notaries Act (Wet op het notarisambt) and the archive law, apply. Notarial deeds are retained in perpetuity.

 

Your rights

If your personal data are processed by our office, pursuant to the General Data Protection Regulation (GDPR) (EU) 2016/679, you may exercise the following rights:

- right of inspection by the data subject:

you can always enquire which personal data our office processes, for which purpose they are used and how long the data will be retained. There may be a legal basis that our office can not comply to your request; our office will assess this and inform you accordingly;

- right to rectification:

if you believe that certain data have been incorrectly processed, you have the right to request rectification of the data. This is not possible, however, if the data are used in a notarial deed: in that case a new deed must be drawn up in addition to the incorrect deed;

- right to erasure (right to be 'forgotten'):

if you wish to have your personal data erased, you may submit a request to that effect. If the data are used in a notarial deed, the civil-law notary is not permitted to erase the data;

- right to restriction of processing:

if you wish to restrict the processing of personal data by our office (pending rectification of your personal data at your request, an objection lodged against processing or because you specifically do not wish to have data erased even though processing of the data is unlawful), you may submit a request to that effect;

- right to data portability:

if your personal data are not processed for the purpose of a notarial deed and you wish to transfer the personal data to another service provider, you may submit a request to that effect. However, please note that such a transfer may not always be possible due to incompatibility with the statutory notarial duties.

To exercise your rights, you must submit a request (preferably in writing) to the contact address stated in this privacy statement. Before granting your request, our office will first have to identify you on the basis of a valid identity document first.

 

Possible restrictions

Our office will make every effort to fulfil your rights under the General Data Protection Regulation. However, in some cases these rights may conflict with other statutory provisions for instance those of the Dutch Civil-Law Notaries Act. Should our office for this reason be unable to comply to your request, you will be notified accordingly in writing.

 

Cookies

The website of Blank Prevoo van Bolhuis civil-law notaries uses cookies; these are small text files that are stored on your PC, tablet or Smart Phone. For example, cookies are used to remember settings or preferences.

In addition, our office uses cookies from Google Analytics to measure and analyze the use of the website. On the basis of this information about the use of the website, our office can further improve the website. Google also uses this information itself in accordance with its own conditions. Note that these conditions can change regularly; our office has no influence on that.

 

Complaints

If you have complaints about the processing of personal data by our office, you can make this known

- by mail: privacy@blanknotarissen.nl or

- by post: Blank Prevoo van Bolhuis civil-law notaries, Wilhelminastraat 30, 2011 VM Haarlem.

The contact person within our office is Mr E.F. van Bolhuis.

 

Amendments

Our office reserves the right to change this privacy statement at any time. It is therefore advisable to regularly consult this statement on our website. The last modification date is: 01-05-2018.